内定通知電話への対応方法を解説！承諾・保留・辞退時の会話例も紹介

上記のような、内定通知電話の正しい対応方法とマナーが知りたいという就活生の悩みを解決できる記事になっています！

本記事では、

• 内定通知電話に対応する際のポイント
• 承諾/辞退/保留時の対応方法・会話例文
• 内定通知電話に出れなかったときの対応方法
• メール以外で内定通知が来た際の対応方法

について解説しています。

記事を読むことで、内定通知電話の正しい対応方法が分かり、電話で失礼なく承諾・辞退・保留を伝えることができます！

内定通知方法は企業によって異なる

電話かメールで内定通知する企業が多いです。

特に採用人数が多い企業は、業務効率化を目的にメールで行うことが多いようです。

私も就活生当時、アクセンチュアからメールで内定通知連絡がきました。

電話やメールによる内定通知に内定承諾の回答をすると、内定通知書や内定承諾書などの書類が届くという流れが一般的です。

不採用通知を電話でする企業は少ないので、最終面接後に企業から電話がかかってきた場合は内定通知である確率が高いと言われています。

内定通知電話の注意点

内定通知電話における注意点、あらかじめ知っておいた方が良いことを確認しておきましょう。

内定通知電話はいつ頃かかってくる？

内定通知連絡は、最終面接の3日～1週間後あたりにくる場合が多いです。

最終面接の内容が意思確認をする程度である企業は、内定通知連絡が早く来る可能性が高いでしょう。

一方で、最終面接でしっかりと選考している企業や採用人数が多い企業は、選考や事務作業に時間がかかるため、内定通知まで時間がかかる可能性が高いです。

また、企業によっては、結果をいつまでに連絡するかを伝えてくれる企業もあります。

内定通知電話は早くて3日後、遅くて2週間後に連絡がくると思っておきましょう。

電話がかかってくる時間は状況によって様々ですが、平日の業務時間内（9:00～18:00くらい）にかかってくることが多いです。

非通知でかかってくることもある

企業側から非通知で内定通知の電話がかかってくることがあります。

非通知で電話をかける理由は、以下の4つです。

• 就活用に普段利用していない電話番号でかけており、折り返されても繋がらないため。
• 折り返す必要がないことを明示するため。
• 担当者個人の携帯からかける場合など、業務時間外に折り返し電話をされたくないため。
• 間違え電話をしてしまった際に、全く関係のない人に電話番号が伝わることを防ぐため。

非通知電話でかかってきても電話に出れるように、スマホや携帯が非通知電話を拒否する設定になっていないか確認しておきましょう。

内定通知連絡に限らず、就活中は非通知電話に出るようにしてください。

内定通知電話に対応するときのポイント・マナー8個

内定通知電話がかかってきた際に適切な対応ができるよう、あらかじめ準備しておくことや電話の出方などについて確認しましょう。

1.最終面接後1週間はいつでも出られる状態にしておく

最終面接が終わって内定通知連絡が来るまでの間は、できるだけ電話に出れるようにしてください。

例えば、非通知電話を拒否しない設定にしてスマホを常に持ち歩き、家にいるときはマナーモードを解除するなどの対応をしましょう。

また、企業や担当者の電話番号が分かっているのであれば、アドレス帳に登録しておくのも有効です。

電話に出ることができなかった場合も焦る必要はありません。

後述の『内定通知電話に出れなかったときの対応方法』を参考に、誠実に対応しましょう。

2.あらかじめ留守番設定をしておく

出られなかったときのために、留守番電話設定をしておきましょう。

授業中やアルバイト中などにかかってきた際などの備えになります。

留守番電話設定にしておくメリットは、以下の2つです。

• 企業側のメリット：用件を伝えることができる
• 就活生側のメリット：電話に出れなくても、誰からどんな用件でかかってきたかが分かり、かけ直すなど次の対応をとることができる

電話に出れない状況が多いという就活生は、留守番設定をしておきましょう。

3.聞き取りやすいようにハキハキと会話する

当然のことではありますが、相手が聞き取りやすいようにハキハキと喋るようにしましょう。

相手に何度も聞き返させるのは失礼ですし、印象が悪くなってしまいます。

4.静かな場所・電波環境の良い場所で会話する

企業側と電話をする際は、静かな場所を選ぶようにしましょう。また、電波環境が悪い場所は避けてください。

なぜなら、何度も聞き返したり、先方にも聞き返してもらうことになってしまうからです。

例えば、騒がしい駅や電波状況の良くない地下などで電話をするのはおすすめできません。

騒がしい場所や電波状況が悪いときに電話がかかってきた際は、「静かな場所/電波状況の良い場所に移動しますので、少々お待ちください」と伝え、保留にして移動しましょう。

また、「静かな場所/電波状況の良い場所に移動してから折り返します」と伝えて、移動後に改めて電話をかけるのも良い方法です。

5.メモをとる

内定通知連絡の際、今後のスケジュールやすべきことなどもあわせて伝えられることが多いです。

そのため、大切な内容や期限日などは復唱して間違いがないか確認するとともに、忘れないようにメモしてください。

電話中にスマホのメモアプリにメモしたり、メモ帳に書き残しておきましょう。

6.内定に対する感謝の気持ちをまず述べる

内定に対するお礼をまず伝えましょう。

例えば、「内定のご連絡ありがとうございます。」といった具合です。

感謝の意を示して、印象を良くしましょう。

7.内定承諾/辞退/保留の意思を明確に伝える

内定承諾/辞退/保留の意思を明確に伝えましょう。

なぜなら、内定通知の電話で企業側が一番知りたいのは、あなたの意思だからです。

承諾時・辞退時・保留時のそれぞれにおいて、以下のように伝えると意思が明確に伝わります。

• 内定承諾：「是非御社で働かせて頂ければと思っております。」
• 内定辞退：「内定を頂戴したにも関わらず大変申し訳ありませんが、内定を辞退させていただければと思っております。」
• 内定保留：「大変恐縮なのですが、現在受けている企業の選考を全て受け切ってからの回答とさせて頂いてもよろしいでしょうか。」

8.先方が電話を切ってから電話を切る

電話をかけた人が先に電話を切るのがマナーです。

そのため、先方が電話を切るのを待ってから電話を切りましょう。

内定通知電話の対応方法と会話例

承諾時・辞退時・保留時それぞれの内定通知電話の対応方法と会話例を確認しましょう。

承諾時の対応方法

まずは、承諾時の対応方法についてです。

内定を承諾する場合は入社後の意欲・抱負を伝える

内定承諾時の電話の流れは、以下の通りです。

1. 内定のお礼を述べる
2. 内定承諾の意思を伝える
3. 入社の意欲を簡潔に述べる
4. 今後の予定を確認する

内定を承諾する場合は、内定承諾の意思を伝えた後に入社後の意欲や抱負を簡潔に述べてください。

なぜなら、担当者からの印象が良くなるとともに、あなたに内定通知を出して良かったと安心させることができるからです。

例えば、「今後は貴社の一員として、少しでも早く活躍できるよう精進してまいります。」といった具合に伝えましょう。

また、今後の流れについての説明がなかった場合や入社までの流れが気になる方は担当者に確認するのがおすすめです。

具体的な内定承諾時の連絡方法については『内定承諾の連絡方法は？メール・電話での内定承諾の方法と例文まとめ』を参考にしてください。

また、内定承諾後の内定承諾書・添え状の送り方については『内定承諾書の書き方・送り方まとめ！添え状や封筒のひな型付【新卒】』を確認しましょう。

会話例

辞退時の対応方法

続いて、辞退時の対応方法について確認しましょう。

内定を辞退すると取り消すことができないため、辞退するか迷っている方は回答を保留することをおすすめします。
内定保留時の対応方法については、後述の『保留時の対応方法』を確認しましょう。

内定を辞退する場合は辞退理由とお詫びを伝える

内定辞退時の電話の流れは、以下の通りです。

1. 内定のお礼を述べる
2. 内定辞退の意思・理由を伝える
3. お詫びを述べる

内定を辞退する場合も、まずは内定を頂いたことに対して感謝の気持ちを伝えてください。

そして、内定辞退の意思と理由を簡潔に伝えるとともに、辞退することになったことに対してお詫びしましょう。

内定を辞退する際は特に誠実な態度で伝えることが大切です。

具体的な内定辞退時の連絡方法については『内定辞退の連絡方法は？理由やメールの返信例文など解説（新卒向け）』を参考にしてください。

会話例

保留時の対応方法

最後に、保留時の対応方法について確認しましょう。

保留する場合は保留理由と保留期間を述べる

内定保留時の電話の流れは、以下の通りです。

1. 内定のお礼を述べる
2. 内定保留の意思・理由を述べる
3. 回答期限案を伝える

内定保留する場合、明確な保留理由と回答期限案を伝える必要があります。

漠然とした理由だと、企業側としても内定の保留を了解することはできません。

また、回答期限についても、なぜその日まで回答できないのかの理由を尋ねられる可能性があるので、回答期限日がその日である理由を明確に答えられるようにしておきましょう。

具体的な内定保留時の連絡方法については『内定保留の連絡方法まとめ！メール・電話での伝え方と例文を徹底解説』を参考にしてください。

会話例

内定通知電話に出れなかったときの対応方法は？

続いて、内定通知電話に出れなかったときの対応方法を確認しましょう。

電話を折り返す

電話の内容に関わらず、企業からの電話には必ず折り返してください。

特に、内定通知電話だった場合、折り返さないと内定辞退となる可能性があるため、必ず折り返しましょう。

また、保留・辞退する場合も電話を放置せず、電話を折り返すのがマナーです。

1.早めに折り返す

企業側からの着信があることに気づいたら、すぐに折り返しましょう。

ただし、早く折り返すことを優先して騒がしい場所や電波環境が悪い場所からかけるのではなく、多少時間がかかっても落ち着いて話せる場所に移動してからかけましょう。

折り返し電話は、遅くても翌営業日の午前までにしてください。

2.昼休みや業務時間外に電話をかけない

昼休みや業務時間外に電話をかけ直すのはやめましょう。

そのため、土日祝日に電話をかけるのも避けてください。

電話に出ることができなかったのが金曜日だった場合、月曜の午前にかけ直しましょう。

平日の10時～11時半か14～17時にかけ直すのがおすすめです。

3.非通知の場合は再度の連絡を待つ

着信が非通知だった場合、かけ直すことができないため、再び電話がかかってくるのを待ちましょう。

また、留守電やメールが来ていないかを確認しましょう。

留守電やメールが来ていないのであれば、採用担当者や企業に電話をかけたり、メールする必要はありません。

折り返し電話のかけ方・手順

実際に折り返し電話をする際の、やり方を確認しましょう。

①身元を伝える

折り返し電話をする際、まず自身の身元を伝えましょう。

伝える内容は、以下の3つです。

• 新卒採用にエントリーしている学生であること
• 大学・学部名
• 氏名

②電話に出れなかったことを謝罪する

担当者に繋がったら、電話に出れなかったことについて謝罪をしましょう。

例えば、「先ほどはお電話に出ることができず、大変申し訳ございませんでした。」といった具合です。

電話に出ることができなかった理由を伝える必要はありません。

理由を伝える場合は、端的に伝えましょう。

③電話の用件を聞く

身元を伝え、謝罪をしたら、電話の用件を聞いてください。

電話の用件は担当者から切り出すことが多いですが、担当者が切り出さない場合は、「お電話のご用件は何だったでしょうか」と尋ねましょう。

また、留守電に用件が録音されている場合は、「ご連絡をいただきましたXXXの件につきまして、お電話かけ直させていただきました。」と伝えるのも良い切り出し方です。

④重要事項をメモする

内定通知だった場合、入社手続きに関することや今後のスケジュールについての説明をされる可能性があるため、メモできるように準備してかけ直しましょう。

電話中にメモを取る際は、聞いた内容に誤りがないか復唱するのがおすすめです。

⑤自分から電話を切る

電話をかけた人が先に電話を切るのがマナーです。

そのため、折り返し電話をかけたときは、あなたが先に電話を切りましょう。

折り返し電話の会話例

それでは、実際の折り返し電話の会話例を紹介します。

折り返し電話が繋がらなかった場合や折り返し電話が当日できない場合はメールを送る

折り返し電話が繋がらなかった場合や折り返し電話が当日できない場合は、担当者にメールを送りましょう。

メールを書く際のポイントは以下の3つです。

• 用件が簡潔に伝わる件名にする
• 電話に出れなかったことに対する謝罪を述べる
• 折り返し電話をする時間を記載する

電話に出れなかった理由をメールに記載する必要はありません。

メール例文

件名：

【折り返しのご連絡】XXX大学XXX学部 XXX

本文：

株式会社XXX XXX部 XXX課
XXX様

お世話になっております。
XXX大学XXX学部のXXXです。

XXX様よりお電話をいただいておりましたが、受話することができず大変申し訳ございませんでした。

先ほど折り返しのお電話をさせていただきましたが、お話することができませんでしたので、明日のXX時に改めてお電話差し上げます。

お忙しいところ大変恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

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XXX大学XXX学部
XXX（名前）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXXX
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電話以外の連絡手段で内定通知がきた際の対応方法

内定通知は電話以外にもメールや郵送で連絡がくることもあります。

それぞれの対応方法を確認しましょう。

メールによる内定通知への対応方法

内定通知メールを受け取ったときは、出来るだけ早く返信するようにしてください。

返信メールを書く際のポイントは、以下の3つです。

• メールの件名を変えずに返信する
• 内定に対する感謝の気持ちを述べる
• 内定承諾/辞退/保留の意思を明確に記載する

具体的な内定通知メールの返信方法については、『内定通知メールへの返信方法を解説！承諾・保留・辞退時の例文も紹介』を参考にしましょう。

郵送による内定通知への対応方法

内定通知書が内定承諾書などと一緒に郵送で送られてくることもあります。

内定通知を郵送で受け取った際は、まず全ての同封書類の内容を確認しましょう。

確認した上で内定を承諾する場合は、内定承諾書に必要事項を記載し、添え状をつけて返送してください。

内定承諾書・添え状の書き方と送り方については、『内定承諾書の書き方・送り方まとめ！添え状や封筒のひな型付【新卒】』を参考にしましょう。

また、確認事項がある場合や内定を辞退・保留する場合は、電話やメールでその旨を伝えてください。

内定通知電話の対応に関するよくある質問

①電話で伝えた承諾・辞退・保留の回答内容をメールでも送った方が良いですか？

メールを送る必要はありませんが、記録として残しておきたい方はメールを送りましょう。

先方からメールを求められた場合は、必ずメールを送ってください。

②内定通知連絡がない場合の対応方法は？

最終面接から2週間経過しても連絡がこない場合は、企業側にメールで確認しましょう。

合否結果を直接聞くのではなく、合否結果の連絡日を聞くのがポイントです。

以下の例文を参考にメールを送ってください。

件名：

【面接結果についてのご確認】XXX大学XXX学部 XXX

本文：

株式会社XXX XXX部 XXX課
XXX様

お世話になっております。
XXX大学XXX学部のXXXです。

先日は最終面接にて、誠にありがとうございました。

最終面接の合否結果につきまして、何日頃にご連絡をいただけるか、ご教示いただくことは可能でしょうか。

本来ならば最終面接時に確認すべきところ、メールでの確認となり大変申し訳ございませんが、ご教示頂けますと幸いです。

ご多忙のところお手数をおかけして誠に恐縮ですが、お手すきの際に連絡いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

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XXX大学XXX学部
XXX（名前）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXXX
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メールをしてもなお返事がない場合は、電話をかけましょう。

③内定保留後の承諾・辞退連絡の方法は？

電話で承諾・辞退の意思を伝えましょう。

電話をかける際、回答を待っていただいたことに対する感謝を忘れずに伝えてください。

具体的な内定保留後の電話のかけ方と会話例については、『内定保留の連絡方法まとめ！メール・電話での伝え方と例文を徹底解説』を参考にしましょう。

④内定承諾後でも辞退はできる？

内定承諾書を送付した後も辞退可能です。

内定承諾書は内定承諾する意思を確認するための書類ですが、法的効力はありません。

そのため、内定承諾書提出した後でも入社2週間前までは内定辞退が可能です。

しかし、企業側に迷惑をかけることになるので、入社する意思のない会社の内定は承諾せず、すぐに内定辞退の連絡をしましょう。

⑤不採用連絡のメールにも返信すべき？

返信する必要はありません。

不採用連絡メールに返信しなくても無礼にはならないので、心配不要です。

まとめ：内定通知電話がかかってきたら、落ち着いて誠実に対応しましょう

今回は、内定通知電話の対応方法についてご紹介しました。

企業から内定通知電話がかかってきた際は、本記事を参考に落ち着いて誠実に対応しましょう。

知らずに間違った敬語やマナーになってしまうのは仕方がないので、とにかく誠実に受け答えすることが大切です。

誠実な対応をして、気持ち良く就活を終わらせて、良いキャリアのスタートを切ってくださいね。

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あなたの人生が充実したものになることを心から祈っています。