内定辞退の連絡方法は？理由やメールの返信例文など解説（新卒向け）

上記のような内定辞退する際の連絡方法とマナーが知りたい、という就活生の悩みを解決できる記事になっています！

本記事では、

• 内定辞退理由の考え方・答え方
• 内定辞退時の連絡手段の決め方
• メールで連絡する際の書き方とメール例
• 先方からの返信に対する返信方法と返信メール例
• 電話で連絡する際のポイント・会話例

について解説しています。

記事を読むことで、正しく内定辞退できるようになりますよ！

内定辞退する前に、内定を複数獲得した際の新卒入社する会社の決め方は？

内定辞退を考えている方は、内定を複数獲得された方が多いと思います。

内定辞退の連絡をする前に、『内定複数獲得した人必見！新卒入社する会社の失敗しない決め方・手順』を確認するのがおすすめです。

≫『内定複数獲得した人必見！新卒入社する会社の失敗しない決め方・手順』を読む

内定辞退の理由の考え方と答え方の例

内定辞退の連絡をする際、内定辞退の理由を問われることが多いです。

そのため、内定辞退理由の答え方のポイントと回答例を確認しておきましょう。

内定辞退の理由を考える上でのポイント3つ

内定辞退の理由を考える際は、以下の3つのポイントを意識しましょう。

• 相手が反論しずらく、納得しやすい内容にすること
• 就職先企業の名前を出さないこと
• 待遇面など良くないところ、マイナス面を言わないこと

内定辞退時に、他の内定先や就職先を伝える必要はありません。
具体的な企業名を伝えると、先方に反論の材料を与えることになり、スムーズな内定辞退ができなくなってしまいます。

内定辞退理由の回答例9つ

内定辞退理由例を9つ記載しているので、参考にしてみてください。

• 一身上の都合
• 他の企業への就職（他業種への就職など）
• 公務員試験の合格
• 大学院への進学
• 海外留学
• 家庭事情（家業を継ぐなど）
• 自身や家族の体調不良
• 起業
• 勤務地の相違（地元就職など）

良くない内定辞退理由の回答例3つ

続いて、良くない回答例を3つ記載しているので、反面教師として参考にしましょう。

• 具体的な企業の名前を出して、そちらに就職することにした
• 待遇面や雰囲気が良くない
• 明確な意思や考えなく辞退

内定辞退する会社と今後関わる可能性があるので、トラブルや問題にならないように穏便に済ませることをおすすめします。

第一志望だと採用面接で伝えていた場合はどうする？

面接時に志望度の高さをアピールするため、第一志望だと回答した方は、内定辞退時にその点を確認される可能性が高いです。

そのような場合、例えば、以下のように答えましょう。

「当時は御社が第一希望ではあったものの、就職活動を進めるうちに心境の変化があり、他業界を志望するようになりました。」

面接当時は本当に第一志望であったと伝えることがポイントです。

内定辞退の連絡方法はメールと電話どちらが良い？

先方から内定連絡が来た際の連絡手段で連絡しましょう。

つまり、先方からメールで連絡が来た場合はメールで、電話で連絡が来た場合は電話で連絡するのがおすすめです。

連絡手段に関わらず、内定辞退する意思を強く持って対応しましょう。

内定辞退をメールで連絡する際の件名と本文の構成

それでは、内定辞退をメールで連絡する場合のやり方について確認しましょう。

内定通知メールに返信する

企業からの内定通知メールにそのまま返信しましょう。

新規でメールを作成する必要はないですよ。

件名は変更せずそのままで

内定通知メールに返信する際、件名を変える必要はありません。

メールアプリなどの「返信」ボタンを押して、件名は変えずに本文だけ入力して送信しましょう。

件名の先頭に「Re：」などが自動で追記されますが、問題ありません。

また、先方からのメール本文も消さず、そのまま残した状態で返信しましょう。

最初に内定のお礼を述べる

内定辞退について述べる前に、内定のお礼を伝えましょう。

穏便に内定辞退するためにも、また今後も仕事でお世話になる可能性もあるので、まず感謝の意を伝えてください。

内定辞退する旨を述べる

続いて、結論である内定辞退について伝えましょう。

理由→結論の順番ではなく、結論→理由の順番で伝えるのがメールの基本的な書き方です。

結論から伝えて、先方に伝わりやすいメール内容にしてください。

内定辞退の理由を述べる

次に、理由を述べましょう。

内定辞退の意思だけを伝えるのではなく、理由も記載することが大切です。

理由の内容に、就職先の企業名など詳細を含める必要はありません。

例えば、「就職先について検討した結果、他業種への就職という結論に至りました。」といった具合です。

嘘をつく必要はないので、誠意を持って理由を伝えましょう。

お詫びを述べる

内定辞退という結論に至ったことに対して、お詫びを述べましょう。

なぜなら、これまで企業側はあなたに時間と労力を割いていますし、多少なりとも迷惑をかけているからです。

例えば、「これまでXXX様をはじめ、皆様の貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。」といった具合に伝えましょう。

内定辞退は仕方ないことですが、誠実にお詫びすることをおすすめします。

電話で連絡すべきところ電話が繋がらなかった場合など、内定辞退の連絡を対面や電話ですべきなのに、メールでの連絡となったのであれば、その点についてもお詫びしましょう。

結びに丁寧なあいさつをする

本文の最後に、先方の企業の発展と繁栄を願う内容を記載しましょう。

例えば、「貴社のますますのご発展を心より祈念いたします。」といった具合です。

他にも以下のような書き方があるので、参考にしてみてください。

• 貴社の益々のご繁栄を心からお祈りいたします。
• 貴社の一層のご発展を心よりお祈り申し上げます。
• 皆様の一層のご清栄を心よりお祈り申し上げます。

内定辞退時のメール例

内定辞退のメール例を以下に記載しているので、必要に応じて内容を修正して先方にメールしましょう。

メールアドレスと誤字脱字の確認をしてから送信してくださいね。

件名：

Re：選考結果のご連絡

件名を変更する必要はありません。

本文：

XXX（会社名）　XXX部XXX課
XXX様

お世話になっております。
XXX大学XXX学部のXXXです。

この度は内定のご連絡、誠にありがとうございます。

内定を頂戴したにも関わらず誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

私の将来やキャリアなどについて改めて考えた結果、他業界の企業への入社を決意した次第です。

お忙しい中、貴重なお時間を割いてくださったにも関わらず、このようなご連絡となってしまい誠に申し訳ありません。心よりお詫びを申し上げます。

また、本来であれば貴社へお伺いして直接お詫びするべきところですが、メールでのご連絡になってしまったことをご容赦いただきたくお願い申し上げます。

XXX様をはじめ、選考・採用に関わってくださった皆様には心より感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。

-----------
XXX大学XXX学部
XXX（名前）
TEL: XXX-XXXX-XXXX
MAIL: XXXXXX
-----------

業務時間内（平日9:00〜17:00など）にメールを送りましょう。

内定辞退連絡メールの返信の返信方法と例文

内定辞退連絡メールに対して、担当者から返信があった場合の対応方法について確認しましょう。

返信がこない場合

まずは、返信が来ない場合についてです。

メールを送って3営業日経過しても返信がこない場合、以下の対応をしましょう。

• 再度メールを送る
• 電話をかける

上記の対応をする前に、以前送ったメールのアドレスが正しいか確認しておいてください。

再度メールを送る

再度メールを送る際のメール例は以下の通りです。

件名と本文の前半に、再送であることが分かる内容を追記してください。

件名：

【内定辞退のご報告（再送）】XXX（名前）

再送する場合は、件名を変更しましょう。

本文：

XXX（会社名）　XXX部XXX課
XXX様

お世話になっております。
XXX大学XXX学部のXXXです。

※X日ほど前に連絡いたしましたが、ご返信が無かったため、念のためメールを再送させていただいております。以前のメールが届いているようでしたら、本メールはご放念ください。

この度は内定のご連絡、誠にありがとうございます。

内定を頂戴したにも関わらず誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

私の将来やキャリアなどについて改めて考えた結果、他業界の企業への入社を決意した次第です。

お忙しい中、貴重なお時間を割いてくださったにも関わらず、このようなご連絡となってしまい誠に申し訳ありません。心よりお詫びを申し上げます。

また、本来であれば貴社へお伺いして直接お詫びするべきところですが、メールでのご連絡になってしまったことをご容赦いただきたくお願い申し上げます。

XXX様をはじめ、選考・採用に関わってくださった皆様には心より感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。

-----------
XXX大学XXX学部
XXX（名前）
TEL: XXX-XXXX-XXXX
MAIL: XXXXXX
-----------

電話をかける

返事がなく電話をかける場合の会話例は以下の通りです。

・採用担当者の電話にかける場合

担当者から色々な質問などをされると思うので、しっかりと受け答えをしましょう。

電話連絡についての詳細は、後述の電話で連絡する方法と会話例を確認してください。

・採用担当者の電話番号が分からず、会社にかける場合

担当者から色々な質問などをされると思うので、しっかりと受け答えをしましょう。

電話連絡についての詳細は、後述の電話で連絡する方法と会話例を確認してください。

返信要否の判断方法と要返信の場合の返信メール例

続いて、返信が必要な場合と不要な場合について確認するとともに、返信が必要な場合のメール例を確認しましょう。

辞退承諾の連絡があった場合は、返信不要

内定辞退を承諾する旨の連絡があった場合は、返信不要です。

ただし、改めて内定辞退のお詫びと承諾に対する感謝を伝えたい方は返信しましょう。

辞退理由の確認など、何か質問された場合は返信が必要

内定辞退理由などについて質問された場合は、返信する必要があります。

答えられる範囲で具体的に回答しましょう。

▪返信メール例

件名：

Re：選考結果のご連絡

件名を変更する必要はありません。

本文：

XXX（会社名）　XXX部XXX課
XXX様

お世話になっております。
XXX大学XXX学部のXXXです。

お忙しい中、ご返信いただきまして誠にありがとうございます。
ご質問いただきました内容につきまして、以下に回答させていただきます。

①就職予定企業の業界はどの業界ですか？
商社です。

②電話で会話したいのですが、都合の良い時間を教えてください。
以下の日程など、ご都合いかがでしょうか。
・XX月XX日(月) XX：XX〜XX：XX
・XX月XX日(火) XX：XX〜XX：XX
・XX月XX日(水) XX：XX〜XX：XX

どうぞよろしくお願い致します。

-----------
XXX大学XXX学部
XXX（名前）
TEL: XXX-XXXX-XXXX
MAIL: XXXXXX
-----------

再検討の依頼をされた場合も返信が必要

再検討を促す返信メールが届いた際も、返信が必要です。

丁寧かつ誠実に、再度内定辞退の旨を伝えましょう。

▪返信メール例

件名：

Re：選考結果のご連絡

件名を変更する必要はありません。

本文：

XXX（会社名）　XXX部XXX課
XXX様

お世話になっております。
XXX大学XXX学部のXXXです。

お忙しい中、ご返信いただきまして誠にありがとうございます。

大変恐縮ではありますが、他業界に就職するという結論に変わりはないということをご容赦いただければと思っております。

改めて、XXX様をはじめ、選考・採用に関わってくださった皆様に心より感謝申し上げるとともに、再度このようなご連絡となってしまったことを心よりお詫びを申し上げます。

どうぞよろしくお願い致します。

-----------
XXX大学XXX学部
XXX（名前）
TEL: XXX-XXXX-XXXX
MAIL: XXXXXX
-----------

内定辞退を電話で連絡する方法と会話例

電話で内定辞退する方法について確認していきましょう。

電話で連絡する場合の流れ・やり方

電話で内定辞退の連絡をする場合、以下の流れで電話をしましょう。

• 内定辞退の理由を考え、まとめておく。
• 採用担当者の電話番号を調べる。（メールに記載されていることが多い）
• 電話をかけ、内定辞退の旨を伝える。

採用担当者の電話番号がわからない場合は、会社に電話をしましょう。
受付担当の社員が電話を取ることが多いので、要件と採用担当者の名前を伝え、採用担当者に代わってもらってください。

電話で連絡する場合のポイント3つ

電話で内定辞退の連絡をする際のポイントは以下の通りです。

• 自己紹介とあいさつから始めましょう。
• 用件を端的に伝えましょう。
• 内定をもらったことに対する感謝の気持ちを伝えてから、辞退する旨を伝え、誠実に謝罪しましょう。

電話での会話例

電話で内定辞退をする場合の会話例は、以下の通りです。

採用担当者が納得するのに時間がかかることも多いです。
納得してもらえるまで、思いを誠実に伝えましょう。

内定辞退の連絡をしないのはダメ

必ず内定辞退の連絡をしましょう。

なぜなら、とても失礼ですし、あなたが内定を承諾するか辞退するかによって会社側も取るべき行動が変わってくるからです。

また、今後もその会社や採用担当者と関わる可能性があるので、真摯に対応しましょう。

内定辞退時の連絡方法についてよくある質問

①内定辞退はいつまでなら大丈夫？

内定を辞退すると決めたらすぐに連絡しましょう。

ただし、内定承諾書を提出した後でも入社2週間前までは辞退しても問題ないことが法律（民法第627条第1項）で定められています。

入社まで2週間を切ると、労働契約が成立し辞退できなくなるので、遅くとも入社2週間前までに内定辞退の連絡をしましょう。

②内定辞退したい企業から呼び出された場合はどうすべき？

内定辞退の連絡をした後に、会社に呼ばれたり、直接話したいと言われた場合は行きましょう。

面と向かって内定辞退を伝えるのは避けたいと思うかもしれませんが、誠実に思いを伝えてください。

③内定辞退した後に手紙を送る必要はある？

手紙を書く必要はありません。

以前は内定辞退を伝えた後に改めて手紙を書くのがマナーだったこともありますが、現在は不要です。

④内定承諾書提出後の内定辞退は可能？

可能です。

内定承諾書は内定承諾する意思を確認するための書類ですが、法的効力はありません。

そのため、内定承諾書提出した後でも入社2週間前までは内定辞退が可能です。

しかし、企業側に迷惑をかけることになるので、入社する意思のない会社の内定は承諾せず、すぐに内定辞退の連絡をしましょう。

まとめ：誠実かつ速やかに内定辞退の対応をしましょう

今回紹介した内定辞退の方法を参考に、速やかに、かつ誠実に内定辞退しましょう。

内定辞退するまでが就活であり、内定辞退をきちんとできる人は、社会人になってからも仕事がデキる人だと思います。

内定辞退の連絡をして、残りの大学生活を気分良く満喫して、良いキャリアのスタートを切ってください。

あなたの人生が充実したものになることを心から祈っています。

就職活動、本当にお疲れ様でした！