内定承諾書の書き方・送り方まとめ！添え状や封筒のひな型付【新卒】

上記のような内定承諾書の書き方・送り方が知りたい、という就活生の悩みを解決できる記事になっています！

本記事では、

• 内定承諾書の返信期限
• 内定承諾書の書き方と例文・ひな型
• 内定承諾書添え状の書き方と例文・ひな型
• 封筒の選び方・記載内容
• 内定承諾書の送り方
• 内定承諾書送付後の内定辞退

について解説しています。

記事を読むことで、正しい内定承諾書・添え状の書き方と送り方が分かるとともに、実際に記事の内容に沿って実施することで社会人生活を気持ち良くスタートできます！

内定承諾書とは？

内定承諾書は、入社して働く意思があることを学生から企業に伝えるための書類です。

つまり、就活をやめるとともに、内定通知をもらった他の企業で働く意思がないことを伝えることにもなります。

そのため、複数の企業に内定承諾書を提出するのではなく、入社する意思が固まっている企業1社のみに内定承諾書を提出するようにしましょう。

内定承諾書はいつまでに返信する？

内定承諾書の提出期限が記載されている場合は、期日内必着で返送しましょう。

提出期限が記載されていない場合は、1週間以内に先方に到着するように返送してください。

いずれにしても、入社の意思があるのであればできる限り早く返送しましょう。

内定承諾書が届いたらすること

内定承諾書が届いたら、以下の3つを実施しましょう。

• 内定承諾書に同封されている書類の内容を全て確認する
• 内定承諾する場合、マナーに則って返送する
• 改めて本当に入社して良い会社か考える

①内定承諾書に同封されている書類の内容を全て確認する

内定承諾書に同封されている書類は、多くの場合、内定通知書・内定承諾書・条件提示書などです。

各書類記載の労働条件や内定取消になる事由などの内容を確認しておきましょう。

例えば、労働条件に記載の業務時間・内容、賃金が認識通りであるかなどです。

内定取消になる事由として、けがや病気、犯罪行為、留年、企業側の経営悪化などが記載されていることがあり、当てはまった場合には内定取消になることがあるので注意しましょう。

②内定承諾する場合、マナーに則って返送する

内定承諾書記載の内容を確認し入社する意思が固まったら、必要事項の記入と署名、捺印をして返送しましょう。

また、内定承諾書を返送する際には、添え状（送付状）を同封するのがビジネスマナーです。

内定承諾書と添え状の書き方については後述のこちらを確認してください。

企業によっては紙ではなく、PDF形式のファイルをメールでやりとりすることもあります。

③改めて本当に入社して良い会社か考える

労働条件などを確認し、改めて新卒入社して後悔しないか考えましょう。

特に、内定を複数獲得された方は内定承諾する前に、『内定複数獲得した人必見！新卒入社する会社の失敗しない決め方・手順』を確認するのがおすすめです。

就活期間を通して色々と考えてきたと思いますが、最後にもう一度自分と向き合いましょう。

1人で考えるのが難しい場合は、友達やOB訪問をして相談するのも良い方法です。

内定承諾書と添え状の書き方と例・ひな型

それでは、送付が必要な内定承諾書と添え状の書き方や例・ひな型を確認しましょう。

内定承諾書のサンプルと記入事項

内定承諾書への記入事項は、以下の3つである場合が多いです。

• 内定承諾書の送付年月日（※記入日ではなく送付年月日）
• あなたの氏名と捺印
• 必要があれば、保証人の氏名と捺印

上記3つを正しく、丁寧に記入しましょう。

内定承諾書添え状の書き方

内定承諾書に同封する添え状に記載する内容は、以下の6つです。

• 日付
• 宛名
• 差出人情報（あなたの名前と連絡先）
• 件名
• 本文
• 同封書類の内容と部数

それでは、添え状の書き方について確認しましょう。

手書きではなくPCで作成する

Word（ワード）などの文章作成ソフトで作成するのが一般的です。

手書きで作成する必要はありません。

上部に「日付」、「宛名」、「差出人情報」を記載する

ページ上部に「日付」、「宛名」、「差出人情報」を記載しましょう。

各要素の具体的な記載位置は、以下の通りです。

• 「日付」：最上部右寄せ
• 「宛名」：1行下げて左寄せ
• 「差出人情報」：さらに1行下げて右寄せ

「日付」は書類の受領日や作成日ではなく、送付日（ポスト投函日）を記載してください。会社に持参する場合は、持参する日を記載しましょう。

「宛名」は企業の正式名称、担当者の所属部署と肩書を記載してください。例えば、「株式会社XXX　XXX部XXX課　XXX様」といった具合です。担当者の氏名が分からない場合は、「株式会社XXX　XXX部XXX課　採用ご担当者様」と記載しましょう。

「差出人情報」はあなたの郵便番号、住所、電話番号、氏名を記載してください。

「件名」と「本文」を記載する

「件名」はページ中央に「内定承諾書送付のお知らせ」などと記載してください。

「本文」の最初は頭語である「拝啓」を左寄せで記載してください。

続いて、前文には時候の挨拶を記載し、その後に内定への感謝と入社後の意欲を端的に述べて、同封書類の確認を依頼する内容を記載しましょう。

「本文」の最後は結語である「敬具」を右寄せで記載してください。

例えば、以下のように書くことができます。

猛暑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は内定通知をいただき、誠にありがとうございました。入社後は貴社の一員として、活躍・貢献できるよう精進してまいります。何卒、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

つきましては、ご指示いただきました下記書類を送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

同封書類の内容と部数を記載する

添え状の最下部には、ページ中央に「記」と記した後に同封書類を箇条書きで記載しましょう。

例えば、「内定承諾書　1部」といった具合です。

他にも同封書類があれば、同様に記載してください。

一番最後に右寄せで「以上」と記載すれば、内定承諾書添え状の完成です。

内定承諾書添え状のひな型・テンプレート

内定承諾書添え状のひな型・テンプレートは、『内定承諾書の添え状の書き方＆無料テンプレ』からダウンロード可能です。

ダウンロード後に内容を修正して、印刷しましょう。

封筒の選び方・書き方

内定承諾書などの書類一式を送付する際の封筒の選び方と宛先などの書き方のマナーを確認しましょう。

封筒の選び方（色・サイズなど）

内定承諾書や内定通知書が企業側から届いた際に返信用封筒が同封されていた場合は、
それを使用してください。

一方で、返信用封筒が同封されていない場合はご自身で購入する必要があります。

封筒選びのポイントは、以下の3つです。

• 色：白無地
  ※重要書類なので、茶封筒ではなく白い封筒を使用しましょう。
• サイズ：送付書類一式を折らずに入れられるサイズ
  ※書類がA4サイズの場合、角2サイズの封筒を購入しましょう。
• 紙質：厚手の紙質
  ※封筒の中身が透けないように厚手の白い封筒を選びましょう。

封筒は文房具屋はもちろん、コンビニや100円ショップでも手軽に購入可能なので、内定承諾書送付用に購入することをおすすめします。

近くにお店がないという方は、封筒選びのポイントを押さえた、こちらの厚手の白無地A4サイズの封筒を購入してください。

封筒の記載内容と書き方

封筒に必要事項を記入する際にもマナーがあります。

封筒の表面と裏面に分けて記入マナーを紹介しているので、マナーに沿って正しく丁寧に書きましょう。

シャーペンなどで下書きをしてから、太めの黒いペンで清書することをおすすめします。

表面：郵便番号・送付先住所、宛名、内定承諾書在中、切手

表面には、①郵便番号・送付先住所、②宛名、③「内定承諾書在中」、④切手の4つが必要となります。

それぞれの書き方は、以下の通りです。

①郵便番号・送付先住所

郵便番号は表面の右上部に横書き記載します。
その際、郵便記号「〒」と7桁の数字を用いて記載しましょう。
例えば、「〒123-4567」といった具合です。

送付先住所は表面の右側に縦書きで記載します。
その際、「-」を使用せず、漢数字で記載しましょう。
また、都道府県名や建物名などの省略はNGです。
例えば、「東京都千代田区大手町　一丁目二番地三号　大手町ビル十階」のように記載しましょう。

②宛名

宛名は、封筒の中央に少し大きめに縦書きで記載しましょう。
その際に、企業名は正式名称で記載してください。
つまり、「（株）XXX」ではなく、「株式会社XXX」と表記しましょう。

以下の具体例を参考に、部署名や担当者名はできる限り具体的に書いてください。

• 部署宛てに書く場合：例「株式会社XXX 人事部 XXX課 御中」
• 個人宛てに書く場合：例「株式会社XXX 人事部 XXX課 田中 太郎様」
• 個人名が不明な場合：例「株式会社XXX 人事部 XXX課 採用ご担当者様」

返信用封筒が同封されていた場合は、宛名の「行」を二重線で消して「御中」または「様」に書き換えましょう。
宛名が会社名・部署名であれば「御中」、担当者個人名であれば「様」に書き換えてください。

③「内定承諾書在中」

内定承諾書が入っていることを明示するために、表面左下に縦に赤字で「内定承諾書在中」と記しましょう。

その際、「内定承諾書在中」の周りを赤色で四角く囲ってください。

④切手

切手は封筒の左上に貼ります。

切手の金額を間違えて投函すると、期限日内に届かなくなる可能性があるので、郵便局に行って切手の金額を確認してから投函しましょう。

裏面：日付、郵便番号・住所、差出人名、封字（〆）

裏面には①日付、②郵便番号・住所、③差出人名（あなたの氏名）、④封字（〆）の4つが必要となります。

裏面は表面より小さな字で書きましょう。

それぞれの書き方は、以下の通りです。

①日付

いつ送ったかがわかるように、左上に縦書きで投函日を記載しましょう。

例えば、「令和三年七月七日」といった具合です。

②郵便番号・住所

住所は左下に表面と同じように、都道府県や部屋番号などを省略せず、漢数字を用いて書きましょう。

郵便番号は住所の上に横書きで「〒123-4567」のように記載します。

③差出人名（あなたの氏名）

左下（住所の左）に縦書きで名前を記載します。

住所の最後と名前の最後の位置が揃うと綺麗に見えるのでおすすめです。

目立つように住所よりも少し大きく書きましょう。

大学名・学部名・学科名は不要です。

④封字（〆）

上記内容を漏れなく記載できたら、記載内容の間違い・誤字脱字がないかチェックして封をしましょう。

その後、封をしたところに封字「〆」を書くのがビジネスマナーです。

「〆」は封をした後に誰も開封していないことを意味します。

「×」を書くのは間違いなので注意してください。

内定承諾書と添え状の送り方

内定承諾書と添え状を作成して封筒に必要事項を記載したら、封筒に書類を封入して送付します。

書類を封入し、送付する際に気を付けることを確認しましょう。

提出書類の入れ方・封入方法

A4サイズの新品のクリアファイルに、送付書類一式を折らずに入れましょう。

クリアファイルに入れる理由としては、大事な書類が折れたり、雨に濡れることなく送れるからです。

クリアファイルに入れる順番は、上から添え状、内定承諾書、その他書類の順にしてください。

正しく封入できたら、のりで封をして、封字「〆」を書きましょう。

封をする際は、ホッチキスではなくのりで封をしましょう。

また、封筒によっては両面テープが付いているものもありますが、送付中に開いてしまいそうであれば、のりを塗って封をすることをおすすめします。

送り方・郵送方法

最後に切手を貼ります。

切手の料金を間違えると期日内に届かなくなってしまいます。

そのため、ポスト投函ではなく郵便局で切手の料金を確認してから郵送してもらうのがおすすめです。

切手購入後、封筒の表面左上に貼りましょう。

郵送方法は、「普通郵便」で問題ありません。

ただし、期日が迫っている場合は「速達」で送りましょう。

大切なのは期日を守ることです。

内定承諾書送付後の内定辞退は可能？

内定承諾書を提出した後に内定辞退することが可能なのか、可能であればどのように辞退すべきか確認していきましょう。

内定承諾書を送付した後も内定辞退は可能

内定承諾書提出後も内定辞退することは可能です。

内定承諾書には法的な拘束力はなく、内定承諾書提出後に内定辞退しても罪に問われたり損害賠償を請求されることはありません。

※入社日まで2週間ない場合は、法的にも解約できなくなるので注意しましょう。

しかし、内定承諾書提出後の内定辞退はマナー違反であるとともに企業側に迷惑がかかるので、できるだけ避けてください。

やむを得ない場合のみ、早急に誠意を持って内定辞退を伝えましょう。

内定承諾書を送付した後に内定辞退する方法とポイント

やむを得ず内定辞退することになった際の伝え方のポイントは、以下の5つです。

• 辞退が決まったらすぐに連絡する
• メールよりも電話で連絡する
• 平日の午後2時から5時に連絡するのがおすすめ
• 簡潔に辞退の旨と辞退理由を伝える
• 担当者不在時は、改めて電話をかけ直す

それぞれの内容を確認しましょう。

辞退が決まったらすぐに連絡する

内定を辞退することが決まったら、すぐに担当者に連絡しましょう。

あなたが入社するものとして企業側も準備をしていますし、新たに採用する人を探す必要がある可能性もあります。

迷惑をできるだけかけないように、早く連絡しましょう。

メールよりも電話で連絡する

電話で連絡しましょう。

なぜなら、メールや手紙よりも早く伝えることが可能だからです。

何よりも早く伝えることを優先しましょう。

また、電話で直接会話して伝えるほうが悪い印象を与えにくくなります。

電話で連絡した後に、改めてメールで一度連絡を入れて記録を残しておきましょう。

平日の午後2時から5時に連絡するのがおすすめ

社員の忙しい時間を避けて電話をかけましょう。

朝はバタバタしている可能性も高く、休憩時間に電話をかけるのはNGなので、午後2時から5時の間にかけるのがおすすめです。

簡潔に辞退の旨と辞退理由を伝える

電話をかけて担当者に繋がったら、辞退したい旨を明確に伝え、お詫びしましょう。

例えば、「大変申し訳ございませんが、内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。」といった具合です。

また、内定辞退の理由を尋ねられた際には、簡潔に理由を述べましょう。

例えば、「色々と考えました結果、他業界の企業に就職するという結論に至りました。」のようにお伝えしましょう。

メールを送る際も、辞退したい旨と簡潔な理由を明確に述べてください。

最大限の誠意をもって伝えましょう。

担当者不在時は、改めて電話をかけ直す

担当者が不在だった場合、伝言をお願いするのはおすすめできません。

電話に出た社員に、何時頃なら連絡がつきそうか尋ねて、電話をかけなおしましょう。

担当者が一日中不在など、しばらく連絡がつかないことが分かった場合は、別の採用担当の方につないでもらい、内定辞退の意思を伝えてください。

早く伝えることを優先しましょう。

内定承諾書・添え状・封筒の書き方と送り方についてのよくある質問

①内定承諾書を提出する際に、お礼状は不要？

「お礼状」とは、会社に内定のお礼を伝える手紙です。

同封必須の「添え状」にこれまでの感謝の意を記載していれば、「お礼状」は必要ありません。

「お礼状」を同封したい場合は、以下の例文を参考に手書きで白無地の便箋に書いて同封しましょう。

拝啓

猛暑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
貴社入社後は活躍出来るよう精進していく所存でございますので、今後ともご指導のほど宜しくお願い致します。

敬具

XXXX年XX月XX日
XXX大学XXX学部XXX学科
XXX

株式会社XXX 人事部採用担当 XXX様

②内定承諾書の提出期限は延長できる？

基本的には期限内に提出しなければなりません。

しかし、担当者に期限延長の依頼をすると延長できることが多いです。

期限延長の連絡は、電話かメールで早めに伝えるとともに、期限の日程を提示してください。

就職先に迷っていたり他社の選考待ちである場合、複数企業の内定承諾をするのではなく、就職先の1社に絞れるまで内定承諾書の提出期限延長の依頼をしましょう。

具体的な期限延長の依頼方法については、『内定保留の連絡方法まとめ！メール・電話での伝え方と例文を徹底解説』を参考にしてください。

③内定辞退する場合も内定承諾書を返送する？

内定承諾書の返送ではなく、内定辞退の旨を電話かメールで早急に伝えましょう。

具体的な内定辞退の連絡方法については『内定辞退の連絡方法は？理由やメールの返信例文など解説（新卒向け）』を参考にしてください。

まとめ：内定承諾書の返信はビジネスマナーを守って丁寧に対応しましょう

今回は内定承諾書の書き方・送り方について解説しました。

本記事記載のマナーを守って、入社前に就職先への印象を良くしましょう。

内定承諾書提出を提出して、残りの大学生活を気分良く満喫して、良いキャリアのスタートを切ってください。

あなたの人生が充実したものになることを心から祈っています。

就職活動、本当にお疲れ様でした！