内定通知メールへの返信方法を解説！承諾・保留・辞退時の例文も紹介

上記のような、内定通知メールへの正しい返信方法とマナーが知りたいという就活生の悩みを解決できる記事になっています！

本記事では、

• 内定通知メールに返信する際のポイント
• 承諾メールの例文
• 辞退メールの例文
• 保留メールの例文
• メール以外で内定通知が来た際の対応方法

について解説しています。

記事を読むことで、内定通知メールへの正しい返信方法が分かり、印象が悪くならない承諾・辞退・保留メールが送れますよ！

そもそも内定通知メールとは？

企業が応募者（就活生）に対して内定した事を知らせる通知を「内定通知」と言い、その内定通知をメールで知らせることを「内定通知メール」と言います。

企業が内定通知メールを就活生に送る法的義務はありませんが、口頭のみで内定を伝えたことでトラブルになったことがあったため、ほとんどの企業が内定通知を書類やメールで送付するようになりました。

以前は内定通知書として書類を郵送することが主流でしたが、最近ではメールで内定通知をする企業が多いです。

内定通知メールはいつ届く？

最終面接選考から10日以内に結果が出ることが多いです。

ただし、企業によっては通知までに多くの時間を要する場合もあります。

3週間ほど待っても連絡がこない場合は、企業にメールや電話で問い合わせをしてみましょう。

内定通知メールにはメールで連絡・返信する

内定通知がメールで来た場合は、メールで返信しましょう。

放置するのは絶対にダメです。

内定通知メールに返信しないと、企業側はメールを見ているのか不安になるので、承諾・辞退・保留に関わらず返信してください。

内定に対する回答を迷っている場合も、メールを受け取った旨と改めて連絡する旨を返信しましょう。

返信メールを書く際には、悪い印象を与えないように、後述の内定通知メールに返信するときのポイントとマナーを押さえた返信をしてください。

内定通知メールに返信するときのポイント・マナー9個

担当者に良い印象を与えれるように、内定通知メールに返信するときのポイントとマナーを確認していきましょう。

1.内定通知メールが来た日の業務時間内に返信する

内定通知のメールを受け取ったら、出来るだけ早く返信しましょう。

なぜなら、承諾・辞退・保留のいずれの回答であっても早く返信することで、企業側は次の対応を進めることができますし、学生がメールを受け取ったことの確認になるからです。

できれば、内定通知メールが来た日の業務時間内（17時くらいまで）に返信してください。

選考活動の最後の最後に印象を悪くしないためにも、できるだけ早く返信することをおすすめします。

2.メールの件名はそのままで内定通知メールに返信する

内定通知メールに返信する際、件名を変更せずに送りましょう。

なぜなら、件名が変わっていないことで内定通知メールへの返信であることが一目瞭然であるとともに、社員は件名でメール検索することが多いからです。

Gmailなどの「返信」ボタンを押すと自動的に件名の先頭に「Re：」が付きますが、その状態で返信してください。

件名は触らず、また内定通知メール本文についても消さずにそのまま残して返信しましょう。

3.内定に対する感謝の気持ちをまず述べる

承諾・辞退・保留のいずれの回答であっても、内定を頂いたことに対して感謝の気持ちを述べることが大切です。

また、メールの送信者が選考でお世話になった方であれば、選考でお世話になったことへのお礼も忘れずに伝えてください。

例えば、「先日の最終面接では大変お世話になり、ありがとうございました。また、内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。」のように記載しましょう。

4.内定承諾/辞退/保留の意思を明確に記載する

内定承諾/辞退/保留の意思を明確に記載しましょう。

なぜなら、企業側が一番知りたいのは、あなたが内定を承諾するか否かだからです。

内定に対する感謝の気持ちだけ記載しても、あなたの意思は伝わらないので明確に伝えてください。

以下のように記載すると、内定承諾/辞退/保留の意思が明確に伝わります。

• 内定承諾：「貴社からの内定をありがたくお受けいたします。」
• 内定辞退：「内定を頂戴したにも関わらず大変申し訳ありませんが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡させて頂きました。」
• 内定保留：「大変恐縮なのですが、現在受けている企業の選考を全て受けきってからの回答とさせて頂いてもよろしいでしょうか。」

5.内定を承諾する場合は入社後の意欲・抱負を伝える

内定を承諾する場合は、内定承諾の意思を伝えた後に入社後の意欲や抱負を述べてください。

なぜなら、担当者からの印象が良くなるとともに、あなたに内定通知を出して良かったと安心させることができるからです。

例えば、「今後は貴社の一員として、少しでも早く活躍できるよう精進してまいります。」といった具合に伝えましょう。

6.内定を辞退する場合は辞退理由とお詫びを記載する

内定辞退の場合、内定辞退の意思を明確に伝えるとともに、辞退理由についても簡潔に伝えましょう。

例えば、「私の将来やキャリアなどについて改めて考えた結果、他業界の企業への入社を決意した次第です。」といった具合です。

辞退理由を記載しないと、辞退理由を問う連絡がくる可能性が高いので、あらかじめ伝えておいてください。

また、お詫びの言葉も記載しておきましょう。

例えば、「選考では貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。」のように伝えてください。

貴重な時間とお金を割いてもらったことは事実ですし、今後も転職や仕事でその企業の社員と関わる可能性もあるので、丁寧かつ誠実な対応を心がけましょう。

7.保留する場合は保留理由と保留期間を述べる

保留する場合も、保留の理由を簡潔に述べましょう。

明確な理由が無ければ、企業側としても保留を了解することはできません。

加えて、保留期間・回答期限日の提案も必要です。

一般的に回答を延長できる期間は1週間ほどですが、早期選考で内定を早く出す企業などは、数ヶ月待ってくれる場合もあります。

内定をもらった時期に応じて、適切な回答期限日を提案しましょう。

回答期限についても、なぜその日まで回答できないのかの理由を簡潔に記載してください。

保留理由や回答期限日の考え方については、『内定保留の連絡方法まとめ！メール・電話での伝え方と例文を徹底解説』で詳しく解説しているので、あわせて確認してみてください。

8.適切な結びを書く

内定承諾/辞退/保留のそれぞれの場合に応じて、結びを適切に使い分けてください。

内定承諾時は、今後も関係が続くことになるので、メールの結びに「引き続きよろしくお願いします」という思いを伝えましょう。

例えば、「今後ともどうぞよろしくお願い致します。」といった具合です。

また、内定辞退時は、「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」などの文言で締めましょう。

内定保留時は企業側にお願いをしていることになるので、「こちらの事情で誠に恐縮ではありますが、何卒ご検討いただきたく存じます。」といった内容を記載するのがおすすめです。

9.署名を記入する

署名を忘れてしまう学生が多いですが、忘れずに記入しましょう。

署名の内容は、以下の4つです。

• 大学・学部・学科
• 氏名
• 電話番号
• メールアドレス

上記の順に記入しましょう。

本文との区切りを明確にするため、以下のように署名の上下に「‐」を用いて署名部分を囲っておきしょう。

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①大学・学部・学科
②氏名
③電話番号
④メールアドレス
------------------------------

Gmailなどでは、メール文末に署名を記載する機能があるので設定しておくことをおすすめします。

Gmailの署名設定方法は、Google公式サイト記載の『Gmail の署名を作成する』を参考にしてください。

承諾・辞退・保留の返信メール例文

内定通知メールに対する返信の例文を、承諾・辞退・保留の各パターンごとに記載しています。

記載の例文を参考に、印象の良いメールを送りましょう。

承諾メール

まずは、内定承諾時のメール例文です。

確認・質問事項がない場合とある場合の2つに分けて記載しているので、状況にあわせて参考にしてください。

▪確認・質問事項がない場合の例文

件名：

Re：選考結果のご連絡

本文：

XXX（会社名）　XXX部XXX課
XXX様

お世話になっております。
XXX大学XXX学部のXXXです。

先日の最終面接ではありがとうございました。
また、内定のご連絡いただきまして誠にありがとうございます。

貴社からの内定をありがたくお受けいたします。

入社後は貴社の一員として、活躍・貢献できるよう精進してまいります。

改めて、XXX様をはじめ、選考・採用に関わってくださった皆様に心より感謝申し上げます。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

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XXX大学XXX学部
XXX（名前）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXXX
-----------

▪確認・質問事項がある場合の例文

件名：

Re：選考結果のご連絡

本文：

XXX（会社名）　XXX部XXX課
XXX様

お世話になっております。
XXX大学XXX学部のXXXです。

先日の最終面接ではありがとうございました。
また、内定のご連絡いただきまして誠にありがとうございます。

内定承諾を前向きに考えておりますが、以下記載の質問について確認させていただければと思っております。

・入社後の勤務地は東京で間違いないでしょうか。また、転勤は無いという認識で間違いないでしょうか。

お忙しい中大変恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

-----------
XXX大学XXX学部
XXX（名前）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXXX
-----------

会社側に確認・質問したいことがある場合は、内定承諾の意思を伝える前に確認しましょう。

辞退メール

続いて、内定辞退時のメール例文を確認しましょう。

▪例文

件名：

Re：選考結果のご連絡

本文：

XXX（会社名）　XXX部XXX課
XXX様

お世話になっております。
XXX大学XXX学部のXXXです。

この度は内定のご連絡、誠にありがとうございます。

内定を頂戴したにも関わらず誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

私の将来やキャリアなどについて改めて考えた結果、他業界の企業への入社を決意した次第です。

お忙しい中、貴重なお時間を割いてくださったにも関わらず、このようなご連絡となってしまい誠に申し訳ありません。心よりお詫びを申し上げます。

また、本来であれば貴社へお伺いして直接お詫びするべきところですが、メールでのご連絡になってしまったことをご容赦いただきたくお願い申し上げます。

XXX様をはじめ、選考・採用に関わってくださった皆様には心より感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。

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XXX大学XXX学部
XXX（名前）
TEL: XXX-XXXX-XXXX
MAIL: XXXXXX
-----------

保留メール

最後に、内定保留時のメール例文を確認しましょう。

▪例文

件名：

Re：選考結果のご連絡

本文：

XXX（会社名）　XXX部XXX課
XXX様

お世話になっております。
XXX大学XXX学部のXXXです。

先日の最終面接ではありがとうございました。
また、内定のご連絡いただきまして誠にありがとうございます。

御社から内定を頂いた事を大変嬉しく思っており、すぐにでも承諾のお返事をさせて頂きたいのですが、
現在受けている企業の選考が全て終了した後に回答させていただきたいと考えております。

つきましては、大変恐縮ですが、XX月XX日(X)まで回答の猶予を頂くことは可能でしょうか。

こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、ご検討のほど何卒よろしくお願い致します。

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XXX大学XXX学部
XXX（名前）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXXX
-----------

メール以外の連絡手段で内定通知がきた際の対応方法

内定通知はメール以外にも電話や郵送で連絡がくることもあります。

それぞれの対応方法を確認しましょう。

電話による内定通知への対応方法

企業側から電話がかかってきた際は、電話に出てハキハキと喋りましょう。

駅などの騒がしい場所や電波状況の良くない場所で電話がかかってきた場合は、その旨を伝えるか場所を移動することをおすすめします。

また、内定通知の電話に出ることができなかった場合は、すぐに折り返しの電話をすれば問題ありません。

内定通知連絡が電話で来た際の具体的な対応方法については、『内定通知電話への対応方法を解説！承諾・保留・辞退時の会話例も紹介』を参考にしてください。

郵送による内定通知への対応方法

内定通知書が内定承諾書などと一緒に郵送で送られてくることもあります。

内定通知を郵送で受け取った際は、まず全ての同封書類の内容を確認しましょう。

確認した上で内定を承諾する場合は、内定承諾書に必要事項を記載し、添え状をつけて返送してください。

内定承諾書・添え状の書き方と送り方については、『内定承諾書の書き方・送り方まとめ！添え状や封筒のひな型付【新卒】』を参考にしましょう。

また、確認事項がある場合や内定を辞退・保留する場合は、電話やメールでその旨を伝える必要があります。

放置するのはやめましょう。

内定通知メールへの返信についてのよくある質問

①企業側から返信が来ない場合の対応方法は？

以下の4つを順番に対応しましょう。

• メールアドレスに間違いがないか確認する
• 回答期限日まで待つ
• 同じく内定通知メールに返信した知り合いに確認する
• 直接企業に電話やメールで問い合わせる

②企業側から返信が来た場合の対応方法は？

先方からの確認事項やあなたから確認したいことがある場合は返信をしましょう。

上記以外の場合、返信の必要はありません。

③内定承諾後でも辞退はできる？

内定承諾書を送付した後も辞退可能です。

内定承諾書は内定承諾する意思を確認するための書類ですが、法的効力はありません。

そのため、内定承諾書提出した後でも入社2週間前までは内定辞退が可能です。

しかし、企業側に迷惑をかけることになるので、入社する意思のない会社の内定は承諾せず、すぐに内定辞退の連絡をしましょう。

④内定保留後の回答（承諾・辞退）メールの送り方は？

内定保留連絡のメールに返信する形で、件名は変更せずに送りましょう。

また、回答を待っていただいたことに対する感謝を忘れずに伝えてください。

具体的な内定保留後の回答（承諾・辞退）メールの送り方と例文については、『内定保留の連絡方法まとめ！メール・電話での伝え方と例文を徹底解説』を参考にしましょう。

まとめ：内定通知メールには早く誠実に返信しよう

今回紹介した内定通知メールへの返信方法を参考に、印象が悪くならない承諾・辞退・保留メールを送りましょう。

マナーを守った返信をするとともに、後悔しない新卒就職先の意思決定をしてください。

内定を複数獲得し就職先に迷っている方は、『内定複数獲得した人必見！新卒入社する会社の失敗しない決め方・手順』を読むことをおすすめします。

良い意思決定をして、残りの大学生活を気分良く満喫して、良いキャリアのスタートを切ってくださいね。

あなたの人生が充実したものになることを心から祈っています。